Après des années de préparation et plusieurs reports, la réforme de la facturation électronique entre dans sa phase décisive. Les plateformes agréées, dont DIGITAL INVOICE by Tessi, ont passé avec succès leurs tests d’interopérabilité. Elles ont obtenu leur immatriculation définitive. Le portail public de facturation (PPF) est opérationnel. Dernière étape en date : fin février, le lancement de la phase pilote qui permet aux entreprises de tester le dispositif en conditions réelles.
Un écosystème encore hétérogène
Sur le papier, tout est en place. « On a tendance à l’oublier, mais la facture électronique, ce n’est pas juste un outil, prévient Florent Faguer, Responsable Marketing – Facture électronique chez Tessi. C’est tout un écosystème qui doit fonctionner de manière homogène. » Or, cet écosystème – qui réunit plateformes émettrices et réceptrices, portail public, réseaux d’échange et tiers comme les factors – reste aujourd’hui hétérogène.
Concrètement, toutes les plateformes ne couvrent pas les mêmes cas d’usage. La réglementation prévoit 42 cas d’usage, sans imposer la couverture complète. Certains statuts du cycle de vie des factures sont optionnels, comme la confirmation de mise à disposition ou l’accusé de réception. « Une plateforme peut être parfaitement conforme sans implémenter ces statuts, précise le spécialiste. Mais si tout le monde ne joue pas le jeu, c’est la traçabilité et la qualité de service de tous les acteurs qui en souffrent. » Les règles encadrant les échanges restent, elles aussi, sujettes à interprétation.
Un chantier de fond
À la complexité de l’écosystème s’ajoute celle de la transition interne. Cette phase implique de reconfigurer en profondeur les façons de travailler, pas seulement au sein des équipes comptables, mais aussi du juridique, de l’IT, de l’administration des ventes, et jusqu’à la relation avec les fournisseurs et les clients. Et ce, sans pouvoir faire table rase des anciens process : pendant toute la période de transition, les entreprises devront continuer à faire tourner l’ancien système en parallèle du nouveau.
« Les équipes vont être sous pression, anticipe Florent Faguer. Elles devront absorber leur quotidien habituel, s’adapter au nouveau dispositif et gérer les incidents imprévus. C’est beaucoup. » La complexité est démultipliée pour les grands groupes, qui jonglent avec des entités multiples, des systèmes d’information hétérogènes et des volumes importants de factures.
Au-delà de la technologie
Même une plateforme parfaitement configurée ne peut pas tout couvrir. Elle vérifie la conformité technique et réglementaire des factures, transmet les données à l’administration, mais elle ne gère pas ce qui relève de la relation commerciale. « Quand un client reçoit une facture conforme mais conteste le montant ou refuse de payer pour une raison liée au contrat, ça sort du périmètre de la plateforme, explique Florent Faguer. Et ces situations vont se multiplier dans un contexte où tout le monde découvre de nouveaux processus. »
Litiges, exceptions, anomalies de flux : autant de situations qui ont un coût bien réel, souligne l’expert : « Le risque, c’est le rejet des factures, les retards de paiement, le blocage des traitements… avec un impact direct sur le DSO[1], la trésorerie et les relations commerciales. »
Pour couvrir ce que la technologie ne peut pas traiter, Tessi propose de renforcer les services de back-office. Objectifs : absorber la charge de travail supplémentaire et sécuriser la continuité opérationnelle. « On peut activer des services externalisés experts, qui vont traiter les opérations du quotidien : analyser les flux en anomalie, gérer les exceptions, soulager les gestionnaires, détaille Florent Faguer. Selon les besoins, cela peut aller d’un simple renfort ponctuel, à une vraie cellule opérationnelle déléguée »
Agir maintenant
À l’approche de l’échéance, que faire si l’on n’a pas encore finalisé son projet ? Florent Faguer recommande d’abandonner la logique du big bang : « Plutôt que de vouloir tout traiter d’un coup, il vaut mieux prioriser les flux critiques et phaser le déploiement. Commencer par la réception, se concentrer sur les principaux fournisseurs, puis élargir progressivement. »
Et surtout, ne pas rester seul face à la complexité. « S’entourer d’un partenaire qui apporte à la fois une technologie robuste et un soutien opérationnel industriel, c’est la meilleure façon de sécuriser la transition », conclut-il.
[1] Days Sales Outstanding