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Le blog de la transformation digitale des processus d’entreprises
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3 étapes pour réussir l’externalisation de la gestion des alertes KYC et LCB-FT

La lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) est une priorité pour toute entreprise du secteur financier. A défaut d’avoir mis en place un dispositif de lutte et de surveillance efficace et conforme à la réglementation en vigueur, les banques peuvent être lourdement sanctionnées. De quoi être d’autant plus vigilant dans sa gestion des alertes « KYC » (Know Your Customer) et LCB-FT, même lorsque celle-ci est externalisée. Présentation des 3 étapes indispensables au succès de votre projet d’externalisation.

l’externalisation de la gestion des alertes KYC et LCB-FT

L’externalisation peut concerner aussi bien les opérations relatives à la connaissance client que celles ayant trait au dispositif LCB-FT. Concrètement, il s’agit de confier à un prestataire les actes de collecte et de contrôle de l’authenticité des pièces justificatives à l’ouverture d’un compte courant, la réalisation de la vérification des listes de sanctions, ou encore l’application des procédures de vigilance spécifiques aux Personnes Politiquement Exposées (PPE). L’externalisation des alertes peut également inclure la surveillance des opérations de virements entrants et sortants ainsi que les dépôts d’espèces.

Quels sont exactement les bénéfices de la mise en place d’un tel projet d’externalisation pour une entreprise soumise à la réglementation LCB-FT ? Déléguer à un prestataire de services la gestion de ces alertes signifie tout d’abord réduire leur temps de traitement : l’automatisation et l’industrialisation des process permet en effet une détection accélérée des opérations douteuses, l’établissement financier pouvant dès lors se concentrer sur son cœur de métier ou sur des dossiers sensibles. En second lieu, l’externalisation de ces alertes garantit l’absorption des volumes à traiter au fil du temps, à la hausse ou à la baisse. L’entreprise peut ainsi optimiser sa maîtrise des coûts tout en restant sereine quant à la qualité des contrôles et au respect de ses obligations réglementaires.

1. Préparer son projet d’externalisation : définir les prérequis

La banque qui souhaite se lancer dans un projet d’externalisation de sa gestion des alertes LCB-FT doit avant tout posséder une bonne connaissance de son portefeuille : combien d’alertes a-t-elle en stock ? Concernent-elles des PPE, des listes de sanctions, ou ont-elles trait à la surveillance d’opérations ? L’établissement doit non seulement connaître au mieux son stock et ses flux, mais aussi son taux de transformation : combien détient-il d’alertes de niveau 1 ? Parmi celles-ci, combien partent en niveau 2 ? A ce stade, quel est le pourcentage d’alertes clôturées, et à quelle échéance ? Il est également indispensable d’identifier le nombre de dossiers remontés à TRACFIN. Enfin, dernier prérequis essentiel : être en possession de l’ensemble des procédures, modes opératoires, et grilles de contrôle, à jour. Si un flou subsiste pour l’entreprise quant à certains de ces points clés, cela ne signifie pas pour autant que toute externalisation est impossible ! Mais transmettre ces informations au prestataire garantira néanmoins une démarche facilitée et plus rapide.

2. Accompagner le démarrage du projet dans une démarche collaborative

 L’engagement de service ou SLA (« service level agreement ») attendu doit être communiqué au plus tôt à la société sous-traitante (par exemple : J+3 pour les PPE) afin que celle-ci puisse cadrer le projet et dimensionner ses équipes au plus près des besoins annoncés. Pour le succès du projet, il est cependant préférable de vérifier sur place l’ensemble des informations transmises par le client. C’est pourquoi Tessi inclut dans sa démarche le déplacement de collaborateurs confirmés qui observent l’ensemble des étapes du process client et vérifient les temps de traitement pour chaque type d’opérations. Une fois cette phase d’immersion terminée, le prestataire doit sécuriser sa phase de contrôle en s’assurant que la qualité de ses contrôles sera identique à celle de son client.

3. Maintenir un suivi partagé pour mieux déléguer et trouver le rythme de croisière

La phase de démarrage consiste dans un premier temps pour le prestataire à former ses collaborateurs aux outils et procédures de son client. La montée en compétence des équipes dépend de la complexité du projet et peut prendre de deux à six semaines. Le prestataire doit identifier dès le démarrage la période à laquelle il pourra être totalement autonome sur le projet et en informer l’établissement financier. La phase d’ajustement sera plus ou moins longue (trois à six mois) selon le périmètre du projet et les activités externalisées. Ensuite, en phase de « run », le prestataire sera en totale autonomie et les échanges avec le client traiteront uniquement des volumes d’opérations à venir ou des évolutions et optimisations à réaliser.

In fine, externaliser sa gestion des alertes KYC et LCB-FT peut être une démarche fluide et rapide, d’autant plus si l’entreprise est en mesure de délivrer un état des lieux précis au prestataire. Les délais de mise en œuvre vont de trois à quatre semaines pour l’externalisation d’actes de connaissance client simples, de cinq à six semaines pour des opérations plus complexes comme la gestion des PPE, des listes de sanctions ou des alertes de niveau 2.

Dans ce numéro

Banque : KYC et LCB-FT, des enjeux clés à l’ère du numérique

 
Depuis 2021, Qonto est accompagnée par Tessi dans sa démarche d’amélioration du process de connaissance client et dans le contrôle des opérations soumises au dispositif de lutte contre le blanchiment d’argent et de financement du terrorisme (LCB-FT). Un partenariat basé sur l’innovation et la qualité, maîtres-mots chez Qonto.
 
Avec la place grandissante des nouvelles technologies, la question de la gestion de la fraude et des obligations KYC (Know your customer) se pose en des termes nouveaux. Pour les banques, tout l’enjeu est de parvenir à optimiser leur quête en matière de conformité et de performance, tout en répondant aux nouveaux besoins en matière ...
 
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