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Le blog de la transformation digitale des processus d’entreprises
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3 min

DIGITAL INVOICE by Tessi : dématérialisez vos processus Order to Cash

S’il s’agit avant tout de répondre aux obligations règlementaires, la facture électronique fournit de nombreux bénéfices : optimisation des traitements, économies, gain de temps… Autant de facteurs de performance auxquels répond la solution DIGITAL INVOICE by Tessi.

C’est finalement à compter du 1er juillet 2024 que les entreprises seront obligées de recevoir et traiter, de manière dématérialisée, les flux de factures, soit un report de 18 mois précieux pour mettre en place ces nouvelles modalités. Il leur faudra ensuite élargir la démarche à l’émission, entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, en fonction de la taille de l’entreprise.

Cette évolution significative de la règlementation répond à un objectif ambitieux du Gouvernement que rappelle Romain Heulard, Responsable Solutions Factures et Paiement chez Tessi France : « Bénéficier d’une meilleure traçabilité pour lutter contre la fraude et le blanchiment ». Depuis septembre 2021, la plateforme DIGITAL INVOICE by Tessi est enregistrée comme partenaire de la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques). Elle contribue à la phase pilote et aux tests de production, confirmant le statut de Tessi : « à la fois partenaire de confiance et garant de la sécurité des données et de la conformité sur l’ensemble de la chaîne ».

Une solution multi-canal garantissant la conformité

Trois formats de facture électronique sont donc amenés à se généraliser : le PDF signé RGS**, le référentiel général de sécurité, l’EDI fiscal (échange de données informatisées) et la piste d’audit fiable basée sur le principe de documentation et de process pour prouver l’intégrité non altérée d’une facture. « Notre solution adresse tous ces formats selon les besoins des entreprises », précise Romain Heulard. La gestion numérique de l’EDI consiste à créer un pont entre les systèmes d’information du fournisseur et de son client, qui garantit l’authenticité des flux d’origine et d’arrivée – sans dégradation ou transformation de la facture. Le PDF signé, pour sa part, s’accompagne de la mise en conformité de la signature électronique et de son archivage.

Des services à valeur ajoutée pour une optimisation de bout en bout

Le processus Order-to-Cash, au cœur duquel se trouve la facture client, couvre différentes dimensions : gestion des commandes, émission et encaissement des factures, processus de recouvrement amiable. « Notre différence est d’offrir une solution complète orientée Business Process Services, à savoir la plateforme DIGITAL INVOICE by Tessi associée à des services à valeur ajoutée pour couvrir l’ensemble du cycle Order-to-Cash, comme des solutions d’encaissement et de lettrage, ou encore des centres de contacts experts des processus de recouvrement », indique Romain Heulard. Sa dimension modulaire permet de répondre à tous les besoins de l’entreprise en termes de fonctionnalités et de services avec différents niveaux d’externalisation et d’accompagnement.

De multiples facettes de ROI

La plateforme va ainsi contrôler les mentions fiscales de la facture, en France comme à l’international, apposer une signature électronique reconnue à l’international, et assurer l’archivage à valeur probatoire pour une durée définie par la réglementation en vigueur du pays. « Si la réponse aux enjeux règlementaires est le premier objectif visé, notre solution apporte bien d’autres bénéfices, notamment en termes de ROI », ajoute Romain Heulard en citant un coût de traitement de la facture diminué jusqu’à 85 %, et un temps de traitement divisé par quatre. La dimension « règlement » est également industrialisée, s’appuyant sur différents moyens de paiement digitaux ou physiques, et permettant un rapprochement automatisé entre l’émission de la facture et l’encaissement.

La démarche de dématérialisation de la facture s’inscrit dans la transformation digitale des organisations. Elle contribue notamment à la démarche RSE, en particulier la politique « zéro papier ». L’optimisation de la gestion des encaissements clients offre aussi l’opportunité d’innover dans les solutions de paiement, de réduire les temps de règlement, d’améliorer la traçabilité des données liées à la facture, et in fine de simplifier l’ensemble du processus Order-to-Cash avec, par exemple, des moyens d’échange entre les deux parties pour encourager le recouvrement à l’amiable.

Une transformation numérique porteuse d’opportunités

Le marché de la facture, en pleine ébullition, challenge aujourd’hui les pratiques et les prestations : il incite à l’externalisation de certaines opérations. « Les organisations l’envisagent encore souvent comme un mal nécessaire, alors que la dématérialisation est source de gains à de nombreux niveaux, insiste Romain Heulard. C’est à nous de démontrer qu’il s’agit davantage d’une opportunité que d’une contrainte. La transformation est nécessaire, et nous sommes aux côtés de nos clients pour accompagner le changement. »

La dynamique concerne tout autant le processus Procure-to-Pay, soit le traitement des factures fournisseurs, lui aussi concerné par l’amélioration de la conformité règlementaire et de la performance organisationnelle.


DIGITAL INVOICE by Tessi, une réponse fiable à l’obligation de dématérialisation des factures client
Dans ce numéro

DIGITAL INVOICE by Tessi, une solution globale de confiance pour la dématérialisation des factures

 
S’il s’agit avant tout de répondre aux obligations règlementaires, la facture électronique fournit de nombreux bénéfices : optimisation des traitements, économies, gain de temps... Autant de facteurs de performance auxquels répond la solution DIGITAL INVOICE by Tessi.
 
Si les contours de la réforme de 2024 sont désormais connus, les organisations restent en attente de précisions pour mettre en œuvre la facture électronique. Elles auront intérêt à dépasser la simple obligation légale pour adopter des outils multi-dimensionnels (juridique, fiscal, comptable, financier, opérationnels), au service de leurs activités internationales comme de leurs relations clients-fournisseurs.
 
Depuis 10 ans, la plateforme DIGITAL INVOICE by Tessi accompagne Levi Strauss & Co Europe dans la gestion de ses factures électroniques, mais également dans l’optimisation de ses processus order-to-cash. Une première étape en vue d’accélérer la transformation digitale de tout l’écosystème du groupe.