Conséquence directe du basculement vers des usages digitaux, le nombre de données à traiter croît à un rythme exponentiel. Pour les organisations privées comme publiques, le défi a même changé de nature : l’enjeu ne se limite pas à la gestion de leurs documentations, mais d’un vaste corpus de données, issues aussi bien de l’interne que de l’externe.
Dans ce nouveau contexte, les systèmes cloisonnés, cantonnés à un périmètre, trouvent rapidement leur limite – alors même que l’on estime qu’un collaborateur passe aujourd’hui en moyenne 7h30 par semaine pour chercher une information sans la trouver1… La capacité à faire circuler la data est proprement déterminante. Issue notamment des parcours clients, la donnée doit pouvoir être traitée par différentes applications métiers, avec des enjeux forts, liés par exemple à l’interopérabilité, aux webservices ou aux connecteurs applicatifs. Plus encore, on attend des données qu’elles répondent à un défi désormais crucial pour toute organisation d’envergure : l’enrichissement du parcours client. « L’ensemble des études menées sur le sujet arrivent à la même conclusion, souligne ainsi Romain Le Formal, Responsable marketing solutions digitales chez Tessi. L’enjeu de demain ne se limite pas à organiser le stockage de la donnée et de documents, mais à penser comment l’information sera utilisée, en interne comme en externe, pour améliorer l’expérience client ». Celui-ci doit pouvoir bénéficier d’un parcours fluide, intuitif et différent de ce qu’il connait par ailleurs. Le tout en répondant évidemment à un préalable indispensable : garantir la sécurité des données au sein de cet univers foisonnant.
Une plateforme conçue autour de deux briques : Content Management et Case Management
Pour répondre aux enjeux que représente la gestion de contenus orientée big data pour les grands groupes et ETI, Tessi a développé l’offre DIGITAL PLACE by Tessi. Le choix d’une approche plateforme s’explique par la volonté de proposer un socle technologique très ouvert et opérable (API-First). Intégrant à la fois des fonctionnalités de gestion électronique de document (GED), d’archivage électronique à valeur probatoire (SAE) et de case management, le socle ouvre la possibilité d’interconnecter de nouvelles briques technologiques ou services numériques. Soit une réponse globale à un besoin fort : « Les DSI recherchent de la rationalisation, de la convergence des données et de la sécurité, via un système unique, le plus mutualisable possible entre les différents besoins des directions métiers »,souligne Romain Le Formal.
Le socle de DIGITAL PLACE by Tessi est ainsi composé de deux grandes briques fonctionnelles. La première est une brique GED-SAE qui a la spécificité d’être à la fois orientée big data (capacité de gestion d’un grand volume de données), hautement disponible et fortement scalable. Intégrant les fonctionnalités traditionnelles de GED (indexation de documents, stockage en un point de traitement, recherche et annotation, etc.), la brique, certifiée NF461, assure un archivage électronique à valeur probatoire.
L’autre brique fonctionnelle porte sur le case management, avec la capacité d’organiser les différents processus métiers au sein de l’organisation. « Alors que les structures utilisent des workflows d’applications métiers souvent rigides et peu automatisables, la technologie permet de modéliser un maximum des grands processus, en utilisant diverses normes de mobilisation (BPMN et CMMN). » Le regroupement d’informations permet ainsi d’automatiser un maximum de cas de figure, comme par exemple la vérification du règlement d’une facture par un client donné.
Optimisation du traitement interne et conformité des données
La capacité à optimiser le traitement interne des processus constitue un autre atout clé de la plateforme. Estimé à 80%, le gain de temps pour trouver une information bénéficie ainsi naturellement à la relation client. La construction de parcours clients (interfaces web responsives, marque blanche, etc.) est même au cœur de la plateforme, avec notamment l’optimisation du déploiement d’interfaces collaborateurs et clients finaux.
Autre point fort de DIGITAL PLACE by Tessi : sa capacité à assurer la conformité des données. Dès leur acquisition, l’ensemble des data convergent vers un même canal et suivent des règles d’indexation similaires, avant d’être intégrées au référentiel unique de l’organisation. À la clé : une traçabilité, mais aussi une sécurisation complète, garantie notamment par la certification NF461. Les informations bénéficient en outre de l’assurance apportée par l’infrastructure Tessi, un acteur de confiance, au niveau européen : norme ISO 27001, hébergement des données de santé (HDS) et certification SIAF (archive publique de France).
Une logique de plateforme pour une intégration à la demande
La plateforme a enfin été pensée pour éviter toute rigidité. Par exemple, il est possible d’incorporer uniquement une brique de numérisation des documents, stockage en GED-SAE et signature électronique. « L’idée n’est pas de faire table raz des solutions utilisées par un client pour mettre en place la plateforme, insiste Romain Le Formal. L’une des grandes forces de DIGITAL PLACE by Tessi est de pouvoir compléter les manques fonctionnels et technologiques qui existent au sein du SI client, au service de la digitalisation des métiers ». À cette fin, la première étape de la mise en place est la reprise de l’existant. Il s’agit de décommissionner différentes briques en place pour centraliser les données dans la plateforme. Vient alors une phase d’étude pour déterminer les processus, services et directions fonctionnelles à cibler en priorité. Tessi mobilise alors son savoir-faire reconnu à la fois d’acteur technologique et du BPO (Business Process Outsourcing) pour déterminer la solution la plus adaptée.
1 Rapport Hiscox 2020 : https://www.hiscox.fr/courtage/blog/rapport-hiscox-2020-sur-la-gestion-des-cyber-risques