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Le blog de la transformation digitale des processus d’entreprises
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3 min

Digitalisation des dossiers agents : passage réussi pour la Région Île-de-France

À la suite des élections régionales de décembre 2015, la Région Ile-de-France décide de déménager son siège parisien situé aux Invalides à Saint Ouen. L’opportunité pour la direction de l’Administration du personnel de moderniser ses processus internes et de développer la pratique du télétravail.

Une dématérialisation de bout en bout

Comment télétravailler deux jours par semaine quand les agents travaillent à partir de documents papiers sensibles ? Pour la région Ile-de-France, la seule solution possible était de revoir ses processus : identification des flux, numérisation, dématérialisation… Une nouvelle organisation qui n’est pas sans susciter des difficultés pratiques : « Dématérialiser, ce n’est pas uniquement numériser du papier, explique Claire Foucquier, Directrice de l’Administration du personnel de la Région Ile-de-France. Le point de départ du projet a donc consisté à identifier tous les flux entrants qui alimentaient les dossiers, issus des agents eux-mêmes, de notre direction, du pôle RH et des lycées. » L’organisation encore pensée en silos était à revoir de A à Z. « Il était nécessaire d’interconnecter les modules intégrés au SIRH, pour ensuite les faire communiquer avec notre logiciel de Carrière paie et le dossier agent lui-même », confirme la directrice. Une autre façon de concevoir la gestion des documents mais aussi le quotidien de l’agent.

La gestion de la complexité déléguée à Tessi

La direction de l’Administration du personnel s’est alors appuyée sur le système de Gestion électronique de documents (GED) et le parapheur intégrés à Inetum, sa solution Carrière paie. À la clé : la capacité à proposer une chaîne de dématérialisation complète directement dans le logiciel. Toutefois, la question de la numérisation des dossiers et du transfert de documents au sein du module de GED restait en suspens. Une tâche complexe confiée à Tessi avec un enjeu majeur : classer chaque document papier de chaque dossier (actes d’état civil, contrats, arrêts maladie, courriers…) au sein des 22 rubriques électroniques fixées par arrêté ministériel. « Voilà la genèse du projet qui a débuté à l’automne 2017 avec une assistance à maîtrise d’ouvrage, de façon à commencer par la numérisation des dossiers au siège de la Région, et à mener en parallèle la dématérialisation des flux entrants et sortants », explique Claire Foucquier.

Cette organisation in situ a ainsi permis aux équipes de Tessi de récupérer les dossiers directement sur place, de les « dépolluer » (retirer les agrafes, les trombones, les pochettes plastiques, les post-it…), de les numériser et de classer chaque élément selon les normes électroniques. Une proximité synonyme d’efficacité !

La qualité au cœur du processus de contrôle

Une fois la numérisation effectuée, le vidéocodage a été réalisé chez Tessi. Une opération elle aussi particulièrement lourde qui impliquait un suivi extrêmement fin à chaque étape du processus : enregistrement du numéro de dossier, nom de l’intervenant en charge de sa numérisation, date d’envoi et d’arrivée chez Tessi, responsable du vidéocodage, … Objectif : identifier rapidement à quel niveau de la chaîne un dossier est bloqué. « Certains dossiers mal triés ou mal classés étaient parfois rejetés, nécessitant de recommencer la procédure en amont de la GED, partage la directrice. Un important travail a été effectué entre Tessi et nos services informatiques régionaux à partir de fin mai 2018. » Trois mois ont ensuite été nécessaires pour aboutir à un système opérationnel.

Des bénéfices immédiats

Fin septembre 2018, la numérisation en nombre débutait pour s’achever début avril 2019. Au total, 11 000 dossiers et 4 millions de pages ont été numérisées. Le parapheur est quant à lui opérationnel depuis octobre 2019. Un calendrier idéal qui a grandement facilité le passage du jour au lendemain au télétravail à 100 % imposé par les grèves de transport en Île-de-France fin 2019 et les confinements successifs liés au contexte de crise sanitaire. « Nous avons beaucoup appris les uns les autres, notamment sur les techniques de numérisation et la valeur de ce qui était numérisé, confirmeClaire Foucquier. La présence des équipes Tessi dans nos services a favorisé des échanges très constructifs, notamment avec la responsable de production. Cette volonté commune de toujours avancer ensemble nous a aidé à surmonter tous les obstacles. » Prochaine étape au niveau de la direction de l’Administration du personnel : mettre en place la signature électronique des agents. Et au-delà, la Région envisage de déployer un parapheur électronique global et un système d’archivage électronique (SAE). À suivre…


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