Plus de 4 000 recrutements par an. Autant d’avenants aux contrats des salariés. Ces chiffres donnent la mesure des tâches qui incombent aux services Ressources Humaines, Juridique et Paye de Tessi. Si la gestion des documents salariés était numérisée depuis des années, le processus de recrutement restait associé à un mélange de courriels, de formulaires et de contrats papiers échangés entre les futurs collaborateurs, les services recruteurs et les services support de l’entreprise.
En 2018, le déploiement de la plate-forme Digital RH by Tessi a changé la donne. « Nous sommes une des rares entreprises de taille intermédiaire à disposer d’un processus entièrement numérique d’onboarding du salarié, de la collecte des pièces originales jusqu’à la signature du contrat d’embauche en passant par les déclarations légales », pointe Aline Gerelli, directrice juridique et social de Tessi France.
Un processus plus fluide et plus rapide
Avec la signature électronique de l’ensemble des pièces de leur contrat (conditions d’embauche, clauses spécifiques, santé et prévoyance), les nouveaux collaborateurs bénéficient d’un service simple et homogène, gage de modernité. Les recruteurs ont aussi gagné en efficacité, grâce à une plate-forme capable de les guider à chaque étape grâce à une interface intuitive et à des menus très clairs.
« Les données liées à la recrue et à la filiale qu’elle rejoint sont collectées une seule fois via la plate-forme, à partir de la demande de contrat de travail en ligne formalisée par le recruteur », poursuit Aline Gerelli. Le contrat est ensuite soumis au recruteur par la solution pour relecture, validation et signature électronique. Le futur salarié reçoit alors une notification : il est invité à relire et signer en ligne son contrat de travail.
Le contrat électronique et son enveloppe de preuves sont alors archivés au sein du dossier salarié. Les données relatives au salarié sont transmises automatiquement dans le logiciel de paie. Le nouveau salarié reçoit ensuite par mail ses pièces personnalisées : livrets d’accueil, informations pratiques, contrat ou encore règles de sécurité.
Centraliser toutes ces données et en faciliter l’accès a divisé par trois les temps de saisie et les opérations de contrôle. Le service juridique a même divisé par quatre le temps passé par contrat d’embauche.
« Nous avons défini un processus qui compose à la carte la quinzaine de clauses particulières rattachées à chaque nouveau contrat de travail – période d’essai, non-concurrence, durée du travail, primes… Toutes les autres pièces ayant été numérisées en amont par les recruteurs, le service juridique n’a plus qu’à vérifier la conformité des documents. C’est un gain de temps précieux, qui évite des tâches fastidieuses », souligne Aline Gerelli.
Procédures légales automatisées
Grâce à Digital RH by Tessi, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est générée et transmise de façon automatique aux organismes sociaux. Il en va de même pour les demandes de vérification de titres de séjour auprès des préfectures. Ou encore du coupon de mutuelle si le nouveau collaborateur refuse la couverture d’entreprise proposée par Tessi (cette pièce doit être produite en cas de contrôle Urssaf).
Comparée à l’ancien processus papier, la digitalisation évite une dispersion dans la collecte des données d’embauche, unifie et centralise les informations, sans ressaisies ni échanges de différentes sources de documents entre les recruteurs, les services RH, juridique et de la paye. L’ensemble vient enrichir le dossier salarié dans un système d’archivage électronique hébergé, dont les infrastructures sont certifiés ISO 27001.
Ce processus entièrement dématérialisé garantit mieux la confidentialité des informations, comparé à l’ancien mode de conservation de documents papiers, rangés dans des armoires. « Définir les flux et les règles juridiques, sociales, financières a pris du temps en amont. Le déploiement fut ensuite rapide. L’intégration d’une nouvelle filiale s’effectue également plus vite grâce à la plateforme. La digitalisation du recrutement et de la gestion RH nous assure une tranquillité d’esprit, avec des procédures rapides, sécurisées et conformes », apprécie la directrice juridique et social.
Prochainement, les salariés seront à même d’intégrer directement dans leur dossier en ligne des justificatifs ne nécessitant pas d’originaux, tel qu’un nouveau relevé d’identité bancaire. Pour une expérience toujours plus fluide.