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Le blog de la transformation digitale des processus d’entreprises
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Quelles solutions opérationnelles et techniques pour la gouvernance de l’information ?

Du côté des entreprises comme des administrations, la gestion rigoureuse de la donnée et des documents s’impose désormais comme un enjeu stratégique. Un enjeu qui relève aussi bien du pilotage que des outils, avec une approche à définir selon les spécificités et besoins de l’organisation. Pour bien comprendre ce défi auquel les organisations doivent faire face, Thibault Ribba, consultant en dématérialisation et archivage électronique chez Xdemat, fait le point.

Au 1er janvier 2022, les collectivités de plus de 3 500 habitants devront pouvoir accueillir de manière dématérialisée les demandes d’autorisation de droits des sols. Cet exemple illustre l’importance grandissante, dans le privé comme dans le public, d’une gouvernance efficace de l’information. Celle-ci recouvre deux types d’enjeux : le premier concerne le pilotage organisationnel : où trouver mon information ? Est-elle fiable ? Le second est technique : faut-il opter pour une plateforme qui rassemble toute l’information fiable à un seul endroit ? Ou laisser les données réparties dans différentes bases de données, mais en mobilisant des outils pour les retrouver ? In fine, les deux solutions sont viables, mais une analyse du contexte et des besoins opérationnels est nécessaire pour opérer ce choix.

Prévention des risques et amélioration de la performance

Comme le rappelle Thibault Ribba, la gouvernance de l’information permet de répondre à deux besoins : « Il s’agit d’abord de prévenir la perte de la donnée ou l’altération de sa qualité, qui peuvent donner lieu à des contentieux ou dégrader l’image de l’organisation ». Il est ainsi possible de se prémunir de risques juridiques ou financiers, par exemple en intégrant des documents à valeur probatoire dans un système d’archivage électronique (SAE).

Le deuxième besoin est la recherche d’amélioration de la performance opérationnelle, comme avec un projet de gestion électronique des documents (GED), par exemple de courriers qu’il faut dématérialiser, numériser ou transférer. La gouvernance de l’information peut alors contribuer au pilotage stratégique de l’organisation et à une meilleure efficience. « On estime qu’un agent administratif perd sept heures par semaine à chercher de l’information qu’il ne trouve pas ou qui n’est pas fiable », illustre Thibault Ribba.

L’intérêt d’un rapprochement entre GED et SAE

Plusieurs solutions distinctes existent aujourd’hui : les solutions dites « traditionnelles » et les solutions dites « innovantes ». Dans la première catégorie se retrouvent les systèmes de GED, de SAE, les parapheurs électroniques, qui peuvent être mobilisés indépendamment d’une vision de gouvernance. La seconde rassemble les nouveaux outils permettant une approche de gouvernance, soit sous forme d’outils d’intermédiation, comme des moteurs de recherche transverse capables de chercher l’information dans différentes bases de données, soit de plateforme unique. « Toutes ces solutions présentent des intérêts, estime le consultant. Tout dépend du contexte et des besoins, du niveau de maturité de l’organisation, de la volumétrie d’informations à traiter… ».

Quel que soit sa forme, le rapprochement entre GED et SAE apportera une réelle plus-value en termes d’expérience utilisateur de la gestion documentaire. C’est par exemple le cas du dossier du salarié, dont la durée de conservation est de 80 ans à compter de la date de naissance de la personne. Une solution de GED n’a pas la capacité à maintenir l’intégrité du document sur ce temps long, ce que va permettre le SAE. Pour Thibault Ribba, « il faut réfléchir par cas d’usage pour définir l’intérêt d’un rapprochement des deux technologies ».

Les atouts des plateformes uniques

De son côté, la plateforme peut être une approche pertinente pour optimiser la gouvernance. Si elle est la plus complexe d’un point de vue technique, elle est aussi la plus « propre ». Elle permet à la fois d’unifier l’accès et le partage de l’information, et de garantir la fiabilité de celle-ci. Le contexte actuel s’y prête, estime le consultant, qui cite l’obligation de gestion de la valeur probatoire pour certains documents, le RGPD ou encore l’hébergement des données de santé. En revanche, la mise en place d’une plateforme est plus complexe et chronophage, nécessitant le recours à des spécialistes, « là où d’autres approches seraient déployées de façon plus simple et rapide ». De plus, les plateformes sont souvent proposées en mode SaaS, ce qui ne correspond pas toujours aux règles internes des structures publiques ou privées. Des règles amenées à évoluer, à l’image des administrations centrales aujourd’hui poussées à l’utilisation du Cloud, interne ou commercial : « Cette approche servicielle peut profiter aux acteurs qui proposent des plateformes uniques ».

Aux yeux de Thibault Ribba, les prochaines évolutions concerneront moins l’évolution technologique que les cas d’usage qui émergeront ou monteront en puissance : « La transcription technique de la gouvernance de l’information se fera au regard des attentes de chaque structure ou société. Une vision 360°, de la capture de l’information à sa conservation dans le temps, offrira des perspectives en termes d’approche unifiée et englobante. »


Vou souahitez revoir notre webinar " Gouvernance de l'information et gestion des données d'entreprise : quelle approche adopter ?"
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