Les contraintes réglementaires ont toujours été parmi les boosters majeurs en faveur d’investissements technologiques. La crainte d’être condamné à payer des amendes pour non-respect des exigences légales agit comme une épée de Damoclès au-dessus de la tête des décideurs. C’est d’autant plus le cas aujourd’hui ! La nécessaire transformation digitale engagée par les entreprises, couplée aux risques de fraude et de cyberattaque en perpétuelle augmentation, accentuent en effet d’autant le besoin de garantir la conformité et la sécurité des flux et des processus.
La conformité comme curseur de la digitalisation
Selon l’étude de Markess by Exaegis, les décideurs placent à 73 % comme enjeu prioritaire la sécurisation des informations et des documents d’ici à 2024. Les répondants insistent sur la nécessité d’assurer l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des contenus tout au long du processus, de la captation à la conservation pérenne de l’information. « Les solutions dites de confiance numérique (archivage à valeur probatoire, signature électronique…) vont pouvoir répondre à ces enjeux et apporter un environnement sécurisé autour des documents et des échanges » explique Aurélie Leleu, Analyst Senior chez Markess by exaegis
Automatiser pour gagner en simplicité
Au-delà de la conservation même de la donnée et du document, le risque se situe à chaque étape du traitement du dossier. Fraude documentaire, usurpation d’identité, respect RGPD, … Chaque workflow métier est concerné par ces nouveaux risques. L’automatisation des processus grâce à des solutions d’IA / RPA et de BPM permet d’exécuter les contrôles sans intervention humaine (ou presque). Pour les décideurs, cette approche permet un gain de temps (pour 70%), un gain d’efficacité (pour 68 %) et une réduction des coûts de traitement (pour 44 %), sans oublier le respect de la conformité. « Les solutions d’automatisation permettent véritablement de limiter l’action humaine sur des tâches répétitives, chronophages ou à faible valeur ajoutée », précise Aurélie Leleu.
Précisons que plus les collaborateurs gagnent en efficacité au quotidien, plus ils sont en mesure d’apporter la réponse rapidement et efficacement au client. C’est pourquoi, l’amélioration du service et la simplification des transactions sont citées comme les deux grands avantages à tirer de l’automatisation. La finalité étant d’améliorer l’expérience client.
Faciliter l’accès à l’information
Pour simplifier les processus et accélérer le traitement des dossiers, les organisations doivent cependant faire évoluer leur démarche de digitalisation, encore trop silotée. La disparité des choix entre les services ou encore la différence de maturité des équipes en matière de développement digital fait naitre des difficultés à coordonner les différents outils implémentés, avec pour conséquence, une information diluée dans les applicatifs métiers, des doublons de données et un manque de maitrise lié à la circulation et au stockage non centralisé de l’information. Selon Markess by Exaegis, seules 40 % des organisations ont adopté une démarche transverse dans la digitalisation de leur processus. Pourtant, cette approche cloisonnée amène une réelle difficulté dans le quotidien des opérateurs ou des agents, à savoir : la perte de temps liée à la recherche d’une information fiable. Pour 40 % des décideurs interrogés, faciliter la recherche d’information est encore considéré comme un enjeu à relever d’ici à 2024.
Il existe donc encore une marge de progression mais à condition de s’appuyer sur des technologies en capacité de faire le lien avec l’écosystème informatique en place et suffisamment ouverte vers les nouveaux environnements extérieurs. Les solutions offrant des API’s ont le vent en poupe permettant une interopérabilité plus grande. Réfléchir au global et dimensionner le projet à la taille de l’organisation permet immédiatement de prévoir l’avenir, de s’équiper de solutions scalables et conformes, grâce à des technologies porteuses de certifications. Ainsi, les flux d’informations et les échanges reposent sur des outils disposant de toutes les garanties nécessaires au respect des exigences qui s’imposent et cela, à l’échelle de l’organisation.