Niveau 1) Les vérifications de base
Pour vérifier les documents transmis dans le cadre d’un dossier de demande de logement, à l’achat ou à la location, des gestes simples constituent un premier rempart contre la fraude.
- Vérification visuelle : L’apparence du document est-elle conforme aux normes en la matière ? Y a-t-il des lettres étranges, des changements de police ou de couleurs qui éveillent le soupçon ?
- Vérification de la cohérence des informations (adresses, chiffres indiqués, notamment entre le salaire brut et net, ou entre le bulletin de paie et l’avis d’imposition, etc.)
- Vérification de l’existence de la société (avec le numéro Siren ou Siret sur le site avis-situation-sirene.insee.fr)
- Vérification de l’emploi en appelant l’employeur (mais pas d’obligation du côté de l’employeur)
Ces vérifications de base présentent tout de même certaines limites, en termes de temps compte tenu du nombre de dossiers et du nombre de documents présents dans chaque dossier, et en termes de fiabilité, notamment dans la reconnaissance de faux documents élaborés grâce aux dernières technologies, comme les vrais faux bulletins de salaire. C’est pourquoi l’étape suivante, celle de la sécurité renforcée, est recommandée.
Niveau 2) La sécurité renforcée
Afin de sécuriser de manière optimale l’échange de documents et d’effectuer une vérification fiable des données, l’intégration de technologies spécialisées s’impose.
- Pour protéger le candidat à la location et afin de s’assurer que les documents envoyés ne seront pas utilisés à d’autres fins que celle souhaitée, l’ajout de filigrane sur les documents est recommandé. À cet effet, le gouvernement français propose un service gratuit, la plateforme en ligne Filigrane Facile.
- Plutôt que des échanges de mails, il est préférable d’utiliser une plateforme sécurisée de collecte de documents. Cette plateforme peut être développée à différentes échelles, au niveau d’une agence immobilière ou d’un réseau de franchisés par exemple. Elle peut également être mise à disposition par des prestataires informatiques spécialisés.
- Idéalement, cette plateforme s’appuie sur un logiciel de contrôle documentaire tel que Tessi SMARTCONTROL qui permet, entre autres :
– D’extraire les données ;
– D’appliquer le contrôle de cohérence entre les différents éléments du dossier, et entre les éléments du dossier et des bases externes fiables (pour l’avis d’imposition, l’adresse, le Kbis, le RIB, etc.) ;
– De suivre les dernières tendances de fraude afin de mettre en place les outils adaptés. - La version 2.0 de Tessi SMARTCONTROL propose en outre différentes avancées :
– La reconnaissance de documents ;
– Le repérage d’une fraude grâce aux données cachées (métadonnées) ;
– La récupération des documents et données à la source (via blockchain ou coffre-fort numérique ou dans le cadre de portails d’open data), par exemple auprès de la banque, du fournisseur d’énergie, de l’opérateur téléphonique…
Ces solutions technologiques permettent un repérage fin des risques de fraude et génèrent des alertes, qui doivent ensuite être traitées par des experts, d’où la pertinence de l’alliance entre le service et la technologie, au cœur de l’ADN de Tessi.
Niveau 3) Vers une sécurité optimale
Une fois les vérifications effectuées, c’est l’ensemble de la gestion des données qui est à sécuriser afin de prévenir les risques de fraude. Les professionnels doivent déployer en particulier les solutions pertinentes pour l’archivage et le workflow. En tant que prestataire certifié, Tessi assure la traçabilité, l’intégrité et la pérennité des documents, de la capture jusqu’à l’archivage électronique à valeur probatoire. Innovation&trust, la digital factory du groupe, développe et déploie des solutions de GED/Workflow et d’archivage électronique au travers de sa gamme Sqalia.