Après l’équipement digital, l’optimisation
Une forme de remise en question s’opère quant à l’organisation des systèmes d’informations. L’heure est à l’optimisation des solutions, parfois mises en place dans la précipitation. Deux raisons expliquent aujourd’hui ce constat : la règlementation a facilité et incité les entreprises à s’équiper en solutions digitales et les relations à distance se sont rapidement démocratisées, nécessitant plus de numérique. Autre enjeu, celui de la délivrabilité du service ou du produit. Proposer des pratiques digitales auprès des clients, des usagers ou des patients est devenu un « must have » et a accéléré la volonté de s’équiper.
En conséquence, une approche très silotée des outils numériques, un manque de maitrise d’information, elle-même silotée et des applications métiers qui ont du mal à communiquer entre elles. Selon une étude menée par Markess by Exaegis menée en 2022, pour 51 % des décideurs, la communication entre les solutions n’est pas correctement implémentée. « La sécurisation des informations comprises dans les documents devient essentielle : elle est passée au rang des trois principales préoccupations des organisations ! » précise Romain Le Formal, Responsable Marketing chez Tessi. Les priorités ont évolué, ce sont donc directement les pratiques de travail qui doivent être repensées.
Une logique de mutualisation à l’échelle de l’entreprise
Un outil de validation des bons de commande, un outil de validation des congés, un autre outil de signature électronique… Ce sont autant d’interfaces et de parcours en ligne différents. Comment venir sécuriser ces processus documentaires au même niveau que le papier ? Comment retrouver rapidement l’information alors qu’elle est diluée dans différents outils informatiques ? Plus généralement, la question qui se pose est celle de l’amélioration des outils de workflows déployés.
Si l’automatisation est déjà présente dans les organisations, en découle en réalité un véritable besoin d’orchestration à l’échelle de l’entreprise en vue de simplifier les processus. La mutualisation des outils facilitera l’interopérabilité entre les applications métiers et permettra d’activer les bonnes actions dans les bons applicatifs. Une dimension dont il peut en être tiré un large bénéfice puisque l’intervention humaine ne sera requise que pour les tâches à plus forte valeur ajoutée. « Laisser faire l’IA, ce n’est pas remplacer l’agent, mais au contraire, permettre au gestionnaire d’avoir les bonnes informations pour prendre plus rapidement une décision », explique Romain Le Formal. Une meilleure gestion de l’information qui se double aussi d’une collaboration facilitée entre tous les services concernés et amenés de près ou de loin à utiliser les documents.
L’approche plateforme en réponse au besoin de transversalité
Selon la même étude Markess by Exaegis, plus de 80 % des organisations interrogées indiquent vouloir adopter une démarche transversale en ayant recours à l’implémentation d’une solution plateforme à la suite de la digitalisation de leurs processus documentaires et métiers. Et pour cause, l’approche plateforme répond à ce double enjeu d’automatisation et d’orchestration, avec trois avantages considérables : la capitalisation de l’information ; la sécurisation des documents et des données en permettant un archivage électronique conforme ; et l’harmonisation avec la centralisation de processus documentaires.
Grâce à un socle commun, permis par une solution comme Tessi DOCUBASE, le suivi et la compréhension des points bloquants pourront être ajustés ou modulés. Les différentes API liées seront déclenchées selon les besoins, comme par exemple notifier le CRM, l’ERP ou l’outil de gestion, etc. Toute la chaîne de traitement des documents est ainsi couverte, de la gestion des flux à l’archivage électronique !