Répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs passe aussi par la prise en compte des évolutions sociétales. Les équipes RH ont donc besoin d’outils pour faire face, entre autres, au raccourcissement des carrières ou aux nouveaux usages numériques. « Les nouvelles générations de collaborateurs consomment au quotidien des services en ligne et des applications mobiles, rappelle Eric Jamet, directeur marketing chez Tessi, et ils s’attendent donc naturellement à retrouver ces usages au sein de leur entreprise. »
Loin d’être un gadget, la digitalisation des processus RH est ainsi une réponse à une double nécessité : offrir la meilleure expérience-collaborateur et optimiser la gestion des processus d’une fonction particulièrement encadrée légalement. Bref, réduire les tâches rébarbatives pour se concentrer sur le cœur de la fonction RH ! Intégrant les évolutions technologiques et réglementaires récentes, la plateforme Digital RH by Tessi permet un suivi complet de la relation salarié-employeur.
Les quatre briques de la plateforme Digital RH by Tessi
1. Faciliter l’intégration d’un collaborateur
Avant même l’arrivée d’un nouveau collaborateur, la plateforme assure la prise en charge des premières démarches administratives : déclaration préalable à l’embauche ou encore centralisation des justificatifs nécessaires à la constitution du contrat de travail. La plateforme permet à l’employeur de consulter, modifier et signer le contrat en ligne avant de le transmettre au futur salarié.
Tessi propose également des options complémentaires comme la confirmation de l’adhésion ou non à la mutuelle de l’entreprise. « Cette étape permet de simplifier les échanges et donc d’économiser un temps précieux pour le manager RH » insiste Eric Jamet. Et en effet : en un clic, le contrat peut être signé électroniquement par le nouveau salarié. Le tout, sans qu’il ait besoin de se déplacer.
2. Gérer et conserver facilement le dossier électronique du salarié
Cette première phrase d’onboarding électronique aura une deuxième conséquence : la création immédiate du dossier du salarié. « Les éléments recueillis vont en effet nourrir automatiquement la constitution du dossier à travers une gestion électronique de documents (GED) », précise Eric Jamet.
Quant aux collaborateurs déjà intégrés dans l’entreprise, pas d’inquiétude : l’historique des documents administratifs papiers peut être numérisé, indexé et intégré au dossier numérique.
La plupart des documents d’un dossier ont une durée de conservation imposée par la loi. « L’entreprise a l’obligation de les conserver grâce un système d’archivage électronique à valeur probatoire, également appelé coffre-fort employeur. ». Une brique supplémentaire fournie par la plateforme Digital RH by Tessi. La réussite d’un projet de dématérialisation du dossier salarié tient ainsi autant au succès de la transition du papier vers le digital qu’à l’application d’une réelle conformité en matière d’archivage électronique.
Autre point de vigilance : le volume et la diversité des pièces à traiter ! Entretiens annuels, avenants, fiches de paie, convocations médicales, justificatifs d’absence : en tout, on estime à environ 200 pages par an le flux documentaire entre un salarié et son collaborateur ! Centraliser et gérer ces pièces dans un dossier bien tenu est essentiel. La plateforme Digital RH by Tessi permet à l’employeur de structurer ce fond documentaire selon un plan de classement propre à chaque métier !
3. Généraliser la fiche de paie électronique
La révision de la Loi « Travail » en janvier 2017 sur les conditions de mise en place du bulletin de paie électronique a grandement libéré la concrétisation des projets internes. Avant 2017, l’accord du salarié était obligatoire pour dématérialiser son bulletin de paie. Depuis, la logique est désormais renversée : les entreprises ont la possibilité de déployer unilatéralement un projet de bulletin de paie électronique, sauf demande expresse contraire du salarié.
Cela a conduit à un déploiement grandissant du bulletin de paie dématérialisé au sein des entreprises. La durée de conservation légale d’une fiche de paie électronique est de cinquante ans : un enjeu de taille pour les entreprises – a fortiori pour les grandes structures – qui ont l’obligation de proposer une solution de coffre-fort individuel pour chaque salarié. « Avec la plateforme Digital RH by Tessi, le bulletin de paie est déposé chaque mois dans un coffre-fort numérique individuel réservé au collaborateur. Un double est sauvegardé au sein du propre coffre-fort de l’employeur afin de respecter l’obligation légale de conservation. »
4. Améliorer l’expérience collaborateur grâce au portail salarié
Dans la continuité de la digitalisation des flux RH, le portail salarié centralise toutes les interactions et améliore durablement l’expérience collaborateur. Sur ce portail, le salarié accède facilement à l’ensemble des pièces de son dossier. « Le portail Digital RH by Tessi devient un compagnon pour le salarié, estime Eric Jamet. Il peut le consulter au quotidien pour accéder à ses documents ou à des services et applications mis à disposition par l’entreprise, comme la gestion de ses congés ou des notes de frais. »
Quels gains pour l’entreprise ?
L’intégration de ces nouveaux processus dépend encore du degré de maturité digitale des entreprises. Mais elle s’impose dans le paysage RH, car la suppression du papier en toute conformité présente de nombreux avantages. Cela réduit ainsi considérablement les espaces de stockage physique : plus besoin d’allouer des centaines de mètres carrés au stockage des archives physiques ! Un vrai atout à considérer notamment lors d’un déménagement d’entreprise ou d’un transfert de siège social.
La dématérialisation de la fiche de paie a également permis de revoir considérablement à la baisse les coûts opérationnels directs de 32 centimes d’euros par bulletin. Des économies liées à l’impression systématique et à l’affranchissement. Et encore, cela ne prend pas en compte la « durabilité » du document électronique, par rapport au document papier plus exposé par nature au passage du temps. Pour l’entreprise, la transformation digitale de sa fonction RH favorise ainsi la gestion du risque grâce à une conservation sécurisée et durable des documents. Idéal pour tenir ses objectifs de conformité avec la loi.
Autre avantage ? La réduction par trois du temps de saisie des informations offre des gains de productivité conséquent. « Un nouveau recrutement impacte de nombreux services : centraliser les informations évite de saisir des données plusieurs fois et réduit le risque d’erreur. »