Les trois piliers du dispositif de facturation électronique
La réforme de la facturation électronique s’inscrit dans une stratégie globale de modernisation des processus administratifs en France. L’objectif est double : optimiser les échanges commerciaux entre les entreprises et renforcer l’efficacité du contrôle fiscal, notamment dans la lutte contre la fraude à la TVA.
Le dispositif dit « schéma en Y » s’articule autour de trois acteurs clés :
- Le Portail Public de Facturation (PPF) : Acteur public et véritable centre névralgique du système, le PPF agit comme concentrateur de données. Il réceptionne les données de TVA des factures pour les transmettre à l’administration fiscale. Son rôle, intégrant initialement un portail de services, a été recentré, obligeant désormais les entreprises à passer par des plateformes partenaires : les PDP.
- Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : Prestataires techniques en lien avec la dématérialisation des factures et la digitalisation des processus, les OD ne sont pas certifiés par le gouvernement. Ils ne peuvent donc pas communiquer directement avec le PPF, ni gérer la conformité des données déclaratives et l’échanges de factures entre entreprises.
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : Ces acteurs privés, certifiés par l’administration, sont responsables de la bonne conformité et de la gestion des flux de facturation selon les normes légales. Outre la transmission des données déclaratives au PPF et l’échange des factures aux PDP des entreprises clients et fournisseurs, les PDP sont souvent aussi des OD et proposent des services avancés comme l’automatisation des processus, l’analyse des données, ou encore le suivi en temps réel des échanges.
Les récentes évolutions du cadre réglementaire
Le déploiement de la réforme a connu plusieurs ajustements significatifs, à commencer par les reports successifs du calendrier. Initialement, le dispositif devait être déployé dès le 1er janvier 2023 pour les grandes entreprises, avec une montée en puissance progressive pour les ETI, PME et TPE. Cependant, face à un manque de préparation des entreprises, ce calendrier a été revu. L’échéance a tout d’abord été repoussée au 1er juillet 2024, avant l’annonce fin 2023 d’un nouveau report à 2026, cette fois-ci en réaction au retard de l’administration dans le développement du PPF. « Ces reports successifs ont généré un sentiment d’incertitude chez de nombreuses entreprises, incitant certaines à reporter ou suspendre leurs projets de transition », explique Florent Faguer, expert en solutions de paiements chez Tessi.
Par ailleurs, l’abandon de la partie « portail » du PPF en octobre 2024 a également bouleversé l’écosystème. Conçu à l’origine comme une interface servicielle et gratuite pour les entreprises, le PPF a vu son rôle recentré à la seule fonction d’agrégateur des données déclaratives et d’administrateur de l’annuaire des entreprises. « Cette évolution a particulièrement affecté deux segments d’entreprises, observe l’expert en solutions de paiement. Les TPE/PME qui anticipaient l’accès à une solution gratuite, et certains grands groupes qui avaient déjà engagé des projets structurants pour interfacer directement leurs systèmes avec le portail public.»
Les PDP : catalyseurs de la transformation numérique
Ces récentes évolutions présentent également des opportunités pour les acteurs privés. « La fin du PPF en tant que solution potentielle pour les entreprises, ouvre la voie à une véritable concurrence entre prestataires de l’écosystème… une concurrence tournée vers l’innovation et bien évidemment vers des tarifications attractives, ce qui bénéficiera à terme à tous les segments d’entreprises, y compris les petites structures », estime le spécialiste.
En outre, les PDP garantissent un accompagnement supérieur à celui que le PPF aurait pu proposer. « Contrairement à une solution étatique souvent minimaliste, les PDP proposent davantage de fonctionnalités, ainsi que des services d’assistance et de support plus robustes et personnalisés, détaille Florent Faguer. Ces plateformes ne sont pas de simples intermédiaires techniques, elles apportent de nombreuses fonctionnalités liées à la dématérialisation des factures et à la digitalisation des processus O2C et P2P, jusqu’à parfois proposer des services à valeur ajoutée en amont ou en aval de la chaîne de facturation. »
Tessi, en tant que PDP, illustre parfaitement cette évolution. Grâce à une offre entièrement intégrée, la plateforme couvre l’ensemble de la chaîne de facturation, de la dématérialisation initiale des flux à la digitalisation et l’automatisation des processus financiers, auxquels peuvent s’ajouter des services d’audit, d’enrichissement de référentiels ou encore de recouvrement à l’amiable. « Ce qui différencie Tessi, c’est notre capacité à proposer une solution complète, soutenue par une expertise pointue et un accompagnement humain de qualité », souligne le responsable Marketing – Solutions Paiements.
Bénéfices opérationnels et avantages compétitifs
La facturation électronique, bien qu’imposée par la réglementation, doit être envisagée comme une opportunité stratégique plutôt qu’une contrainte. « Il ne s’agit pas seulement de se conformer à une obligation légale, mais d’en profiter pour tirer parti des nombreux bénéfices que cette transition numérique peut offrir, estime Florent Faguer. L’objectif est de simplifier le quotidien des entreprises tout en leur permettant d’atteindre une nouvelle efficacité. »
Parmi les avantages majeurs, la réduction des coûts figure en première ligne. « Le coût d’une facture électronique est en moyenne sept fois inférieur à celui d’une facture papier », précise-t-il. Ce gain s’explique par l’automatisation des processus et l’élimination ou l’optimisation de nombreuses tâches manuelles, qui réduisent les charges opérationnelles tout en augmentant la fiabilité des opérations.
Le gain de temps est un autre atout indéniable, selon l’expert : « Avec l’automatisation (extraction, workflow…), les délais de traitement et de validation sont considérablement réduits, ce qui permet de fluidifier les processus internes et de garantir des paiements plus rapides ». Par exemple, les rapprochements comptables se font désormais automatiquement, éliminant le besoin de ressaisies manuelles souvent sources d’erreurs.
Troisième bénéfice central : l’amélioration de la traçabilité. « Chaque étape, de l’émission à la réception de la facture, est documentée et traçable, ce qui réduit significativement les risques d’erreurs et de fraude ». Cette transparence accrue renforce la confiance entre partenaires commerciaux et facilite les audits internes ou externes.
Alors que l’échéance de 2026 approche, Florent Faguer insiste sur l’importance pour les entreprises de se préparer dès maintenant : « Passer à la facture électronique prend de 3 mois à plus d’un an. Par conséquent ne pas attendre la dernière minute pour choisir une solution est crucial. Investir dans un partenaire fiable et une solution spécifiquement adaptée à ses besoins est essentiel : non seulement pour se conformer aux exigences légales, mais aussi pour renforcer sa compétitivité à long terme. »
La réforme de la facturation électronique constitue ainsi bien plus qu’un simple impératif réglementaire. Elle représente une opportunité de moderniser les pratiques, de rationaliser les coûts et d’améliorer la productivité : « Cette transformation peut véritablement ouvrir la voie à une nouvelle ère d’efficacité et d’innovation boostée par l’intégration de l’IA, pour les entreprises de toutes tailles », conclut le spécialiste.