La LRE : économique, rapide et sûre
La LRE présente un avantage économique certain, souligne Christophe Lefrère, Directeur d’affaires expert LRE chez Tessi : « Le coût d’une LRE est d’environ 2,50 € contre 7,50 € pour un recommandé papier, c’est donc 3 fois moins cher en moyenne. On imagine les économies possibles alors que plus de 170 millions de lettres recommandées sont envoyées chaque année ! » Un argument renforcé d’année en année avec l’inflation des tarifs postaux.
La LRE se distingue également par sa rapidité d’acheminement. Alors que le délai du recommandé traditionnel est de 3 jours, la LRE, elle, peut être envoyée et reçue le même jour. « C’est une caractéristique qui peut s’avérer cruciale, souligne Christophe Lefrère. Par exemple, lorsqu’il s’agit de recouvrement financier ou d’assurance, le gain de temps peut avoir un impact financier direct ou permettre d’assurer une couverture optimale. »
Sur le plan de la sécurité, la LRE permet d’éviter les cas de pertes ou de dommage du courrier recommandé papier, garantissant un traçage de bout en bout et instantané, et assurant une preuve de distribution électronique fiable. La LRE s’appuie sur un horodatage précis à trois étapes clés : le dépôt par l’expéditeur, la mise à disposition et l’ouverture (ou non) par le destinataire. « L’un des avantages, explique l’expert Tessi, c’est que ce système peut s’adapter aux processus métiers de chaque secteur ; par exemple, dans certains cas de mise en demeure, le délai officiel commence à courir dès que le recommandé est disponible pour le destinataire, alors que pour certains documents juridiques ou contractuels, c’est l’ouverture effective du recommandé qui déclenche le début du délai officiel. Tous ces paramètres peuvent être maîtrisés facilement avec la LRE. »
Outil incontournable des stratégies RSE et de digitalisation : la lettre recommandée électronique
L’aspect écologique de la LRE est également incontestable. En substituant l’usage du papier, de l’encre et de l’acheminement physique par un processus entièrement numérique, la LRE diminue significativement la consommation de ressources naturelles et les émissions de CO2 associées au transport des courriers. Elle s’aligne ainsi sur les objectifs de diminution de l’empreinte carbone des organisations et contribue aux stratégies RSE des entreprises.
Enfin, pour Christophe Lefrère : « Il faut également envisager la LRE comme une étape incontournable du processus plus global de digitalisation des entreprises. D’une part, elle optimise les processus internes en simplifiant l’envoi, la réception et la gestion de documents importants. D’autre part, la LRE améliore l’expérience client en offrant une solution rapide, transparente et fiable pour la communication, alignée avec les attentes des utilisateurs. »
Un écosystème porteur pour la LRE
La LRE est un service numérique qui offre la même valeur juridique qu’une lettre recommandée papier. Les prestataires de services de confiance, tels que Tessi, jouent un rôle crucial puisqu’ils fournissent un cadre de confiance numérique, en garantissant l’authentification des parties impliquées, la confidentialité des informations échangées et la fourniture d’une preuve légale de l’envoi et de la réception de la LRE.
Ces dispositions (qualification LRE, prestataires de services de confiance) sont définies au niveau européen depuis 2014 par le règlement eIDAS, qui établit plus globalement un cadre juridique commun pour l’identification électronique et les services de confiance numérique au sein de l’UE. « Aujourd’hui, cela permet que des solutions comme la LRE soient reconnues légalement et sécurisées à travers tous les États membres, explique Elise Lavabre, Responsable qualifications métier et RGPD chez Tessi. La LRE, en tant que service combinatoire, bénéficie directement de cet écosystème eIDAS sécurisé qui va de l’identification électronique à la signature électronique en passant par l’horodatage… » Les échanges répondent ainsi, non seulement aux exigences de conformité, mais s’enrichissent en termes de fonctionnalités et de sécurité.
Une dynamique renforcée par la version révisée d’eIDAS, selon Elise Lavabre : « eIDAS V2 va plus loin, en particulier en introduisant la notion d’interopérabilité. L’idée est de réduire les frictions dans l’utilisation des différents services électroniques à travers l’Europe. Les utilisateurs devraient bénéficier d’une expérience simplifiée pour naviguer entre les différents systèmes des prestataires de service de confiance… C’est l’esprit, mais les modalités restent à définir. » Cette simplification de l’expérience utilisateur devrait aussi encourager les expéditeurs comme les destinataires à adopter la LRE.
Ainsi, en renforçant l’interopérabilité, en simplifiant l’expérience utilisateur et en garantissant un haut niveau de sécurité et de conformité, l’évolution de l’écosystème numérique européen encourage une adoption accrue de la LRE pour les communications formelles à travers l’UE.