Deux possibilités, une même finalité : la conformité
La loi de finances rectificative 2022 donne à toutes les entreprises, peu importe leur taille, un objectif commun : s’acquitter des obligations relatives à la facturation auprès de l’administration, via une plateforme en ligne. Deux choix de plateformes seront envisageables : d’un côté le PPF, de l’autre les PDP. Le premier, dans la lignée de Chorus Pro, plateforme déjà opérante pour le secteur public et les relations avec les fournisseurs, émanera directement de l’État. Outre sa mise à disposition gratuite, le PPF offrira un accompagnement et les services minimaux requis pour répondre à l’obligation légale. D’autre part, les PDP seront proposées par des opérateurs de dématérialisation privés, à l’instar de Tessi, qui auront, à l’issue d’un audit, obtenu une immatriculation par l’administration. En tant que partenaires de confiance, ceux-ci mettront à disposition, en plus de leurs services et solutions numériques habituels, une plateforme visant la validation des factures électroniques reçues, leur émission ainsi que la transmission des flux de données déclarés à l’administration.
Si les deux solutions émaneront de tiers de confiance avec un même objectif, celui de la conformité, les modalités et le périmètre d’intervention vont toutefois différer.
Une mise en œuvre différente selon les besoins
Pour choisir entre le PPF ou la PDP, un certain nombre d’éléments sont à prendre en compte en amont.
#1 – Anticiper pour limiter les coûts : quels seront mes besoins sur le long terme ?
La transformation numérique de l’entreprise est bien souvent un vaste chantier, qui implique de nombreux services. Avant toute démarche liée au passage à la facture électronique, se pose donc la question des besoins à l’échelle de l’entreprise. Pour déterminer les solutions cibles, la définition et l’évaluation de l’existant sont essentielles, de même que l’implication des parties prenantes, ou encore la mise à jour des référentiels. Si le recours au PPF n’a pas un coût significatif, un changement de plateforme, après avoir effectué un premier choix, peut engendrer des coûts additionnels – par exemple au niveau des systèmes d’informations, des intégrations et développements à mener ou de fonctionnalités qui pourraient s’avérer nécessaires à terme. Pour cette raison, réfléchir en amont est indispensable !
#2 – Déterminer le périmètre : quel est le niveau de complexité de gestion de mes factures ?
Le PPF est la réponse de premier niveau à l’obligation de passage à la facture électronique. Il assure rapidement la conformité à la réglementation. La PDP, quant à elle, offre un panel plus large de possibilités, permettant une gestion des factures plus poussée. Plusieurs critères peuvent ainsi aider à choisir l’une ou l’autre des solutions, à commencer par la volumétrie des factures ou encore le type d’activités et le nombre d’entités concernées, le cas échéant. Les entreprises devront privilégier la PDP quand les factures sont nombreuses ou de formats divers – notamment s’ils ne sont pas compris dans le socle minimal –, ou lorsque plusieurs canaux de transmission sont sollicités, ou encore si les scénarios et cas d’usage sont complexes.
#3 – Bénéficier d’un support : de quel accompagnement ai-je besoin ?
Du choix d’une des deux plateformes découle l’accès à un certain nombre de services et d’accompagnements qui s’inscrivent dans une relation spécifique : un service public pour l’un, une relation client-prestataire pour l’autre.
Le PPF permet une mise en conformité mais offre un niveau d’accompagnement standard et limité. A contrario, l’entreprise qui fait appel à une PDP peut légitimement attendre un engagement en termes d’accompagnement et de support ainsi qu’une certaine agilité. Les plateformes de dématérialisation partenaires, qui sont avant tout des opérateurs privés, offrent des services annexes, et bien souvent complémentaires, à la facturation électronique. Par exemple, une PDP mutualise non seulement les flux déclaratifs de factures de son client auprès du PPF, mais elle peut aussi assurer des tâches ou responsabilités pour le compte de son client, comme l’administration du compte gestionnaire.