Avec 1,15 million de documents comptables à traiter chaque année, dont des pics à 50 000 factures mensuelles, la facturation est au cœur de l’activité de Legallais. Avant la réforme, l’entreprise s’appuyait sur un écosystème hétérogène, mêlant ERP central, outils satellites, formats propriétaires et processus en partie manuels. Une situation qui générait certaines complexités opérationnelles : hétérogénéité des formats et des canaux, difficulté de traçabilité, archivage dispersé…
Le déclic stratégique est venu dès la phase de cadrage, comme l’explique Eric Merten, chef de projet SI : « En cartographiant l’ensemble de nos flux et en mesurant l’ampleur des transformations nécessaires, nous avons compris que ce projet dépassait largement la simple mise en conformité. C’était l’occasion de rationaliser toute notre chaîne documentaire et de moderniser notre SI. »
Une préparation méthodique
La première étape a été la sélection d’une plateforme agréée, via un processus rigoureux débuté à l’été 2025. Parmi les critères clés : la couverture fonctionnelle, la capacité à adresser les ETI, les engagements de service, le modèle économique et l’accompagnement dans la durée.
En parallèle, Legallais a mené un vaste chantier de cartographie et de quantification de ses flux documentaires, mettant en lumière la diversité des cas d’usage à traiter. Un travail de fond qui a également révélé l’importance de la conduite du changement, pour embarquer les équipes dans cette transformation profonde des métiers et des habitudes de travail.
Autre chantier de taille, celui de la qualité des données. « Une part significative présentait des lacunes ou des inexactitudes, ce qui en a fait un chantier à part entière », détaille Eric Merten. Un travail conséquent de fiabilisation, indispensable pour éviter les rejets de factures. Car, comme le rappelle le chef de projet : « la qualité des données est un prérequis essentiel. Une erreur sur un SIRET, par exemple, peut entraîner le rejet d’une facture, une dégradation de la relation client et un retard de paiement. »
Mais le défi le plus critique réside certainement dans la mise en conformité de l’ERP, développé sur mesure. « Nous ne pouvons pas juste demander une mise à jour à notre prestataire, nous devons réaliser nous-mêmes les développements pour adapter notre ERP aux nouveaux formats et processus. »
Des écueils à anticiper
La transition vers la facturation électronique comporte son lot de défis, comme le souligne Eric Merten.
- Premier défi : la résistance au changement. « La facturation électronique impacte des processus profondément ancrés dans les habitudes de travail de nombreux services, de la comptabilité aux achats en passant par le commercial. Pour favoriser l’adhésion des équipes, un accompagnement de proximité, des actions de sensibilisation et une communication régulière sur les avancées du projet sont essentiels », souligne le chef de projet.
- Autre challenge : l’importance d’un planning bien calibré. « La phase de cadrage est clairement celle qu’il ne faut pas sous-estimer. La cartographie exhaustive des processus et des cas d’usage est un travail colossal, difficile à mener en parallèle de la recherche d’une PA, du chantier qualité des données, la définition de la cible des processus et du SI. C’est pourtant un travail indispensable pour avoir ensuite une feuille de route réaliste. Une fois lancé, le temps file, et chaque mois de retard se paie en pression sur les phases de développement et de test. », précise Eric Merten.
- Un dernier enseignement : la complexité spécifique d’un ERP sur-mesure. « Chaque spécificité métier parfois historique dans l’entreprise, peut receler des complexités qui ne se révèlent qu’au fil de l’analyse détaillée. De plus, la coordination avec la multitude d’acteurs ajoute une complexité sur la synchronisation des jalons. »
Des bénéfices durables
Au-delà de la sérénité sur le respect des échéances réglementaires, Legallais anticipe de nombreux bénéfices. Fiabilité et visibilité accrues sur les flux, grâce aux contrôles amont et à la traçabilité des statuts. Rationalisation du SI et des processus, avec à la clé une réduction estimée de 50 % des coûts d’exploitation sur le périmètre facturation. « On consolide notre chaîne documentaire de bout en bout, en intégrant des briques jusqu’ici dispersées comme l’OCR, l’archivage probant et l’édition. C’est une modernisation globale », apprécie Eric Merten.
Le projet a été un catalyseur pour une transformation plus profonde : décloisonnement des équipes, montée en compétence sur les normes de facturation électronique, formalisation de processus auparavant implicites… « La facturation électronique est un puissant levier de modernisation. Elle permet en plus de ce que la réglementation compte apporter, d’optimiser l’expérience client, d’automatiser des tâches à faible valeur ajoutée, de renforcer la culture de la donnée… C’est un projet transformant, bien au-delà de la seule mise en conformité », souligne Eric Merten.
Il ouvre aussi des perspectives sur d’autres chantiers, comme la gouvernance documentaire étendue ou la mise en qualité des référentiels clients-fournisseurs. Autant d’enjeux transverses qui bénéficieront à l’ensemble de l’organisation.
« En résumé, les entreprises qui abordent cette réforme comme un projet stratégique, et non comme une simple contrainte réglementaire, en tireront un avantage concurrentiel durable. C’est notre conviction chez Legallais », conclut Eric Merten.